Công ty tổ chức sự kiện

Thứ Tư, 09/03/2016, 22:08 GMT+7

5 lý do khiến bạn nên thuê công ty tổ chức sự kiện

Thuê công ty tổ chức sự kiện sẽ đem lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp của bạn? Dưới đây là 5 lý do khiến bạn nên lựa chọn cho mình một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thay vì tự làm.

Thuê công ty tổ chức sự kiện, tại sao không? Mỗi một sự kiện của doanh nghiệp đều bao gồm nhiều khâu và nhiều công đoạn tổ chức phức tạp đòi hỏi người phụ trách phải có kinh nghiệm và hiểu biết về nó. Chỉ một lỗi nhỏ cũng có thể khiến sự kiện diễn ra không suôn sẻ; việc thuê các công ty chuyên về tổ chức sự kiện giúp doanh nghiệp bạn giảm thiểu tối đa những rủi ro ấy.

Trong bài viết này, chúng tôi xin chia sẻ cùng các bạn 5 lý do khiến doanh nghiệp nên thuê công ty chuyên về tổ chức sự kiện thay vì tự tổ chức.

1/ Công ty tổ chức sự kiện có đầy đủ kinh nghiệm, chuyên môn

Để tổ chức thành công một sự kiện, yếu tố cần thiết nhất đối với người tổ chức chính là kinh nghiệm, kỹ năng chuyên môn và kỹ năng xử lý tình huống. Đối với người tổ chức sự kiện tại các doanh nghiệp, việc tổng hợp đủ 3 yếu tố này là rất khó, đặc biệt là kinh nghiệm. Mỗi một sự kiện khác nhau lại có cách tổ chức và các vấn đề phát sinh khác nhau, nếu không phải người thường xuyên thực hiện thì rất khó để lo lắng chu toàn.

Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Các công ty chuyên về tổ chức sự kiện với đội ngũ nhân lực có trình độ chuyên môn chính là nơi tập hợp đầy đủ nhất tất cả các yếu tố đó. Tất cả những vấn đề liên quan đến việc hiện thực hóa một event trong thực tế rất khác so với những gì được dự tính với nhiều yếu tốt phát sinh bất ngờ. Và các công ty chuyên về tổ chức sự kiện với kinh nghiệm tích lũy, kỹ năng chuyên môn và khả năng dự phòng rủi ro, xử lý tình huống sẽ là nơi giải quyết tốt nhất tất cả những điều đó.

2/ Thuê các công ty tổ chức sự kiện để tiết kiệm tổng chi phí tổ chức

Các công ty sự kiện với kinh nghiệm làm việc lâu năm sẽ hoạch định được lượng chi phí cần đầu tư cho sự kiện của bạn. Họ sẽ tư vấn để khách hàng có thể chi ra số tiền hợp lý nhất mà không bị lãng phí do chi vào những khoản tiền “không tên”. Bên cạnh đó, nhờ mối quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ (âm thanh, ánh sáng, nhà bạt, sân khấu…), các công ty tổ chức sự kiện sẽ có được mức giá tốt nhất cho bạn. Ngược lại, nếu bạn tự tổ chức một event thì nguy cơ bị chặt chém từ các nhà cung cấp dịch vụ, nguy cơ bị lãng phí nhiều khoản tiền vô ích do không biết được việc gì cần chi, việc gì không là rất cao.

3/ Thuê công ty tổ chức sự kiện giúp tiết kiệm thời gian

Nếu doanh nghiệp tự tổ chức sự kiện, bên cạnh việc đảm bảo công việc hàng ngày, người tổ chức còn phải quán xuyến thêm rất nhiều vấn đề mà sự kiện cần tổ chức đem lại. Cho dù bạn có tinh thần trách nhiệm rất cao nhưng nhiều khi cũng không đủ thời gian và khả năng để hoàn thành quá nhiều việc trong một lúc. Việc thuê các công ty chuyên nghiệp về tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn “rảnh tay” để chuyên tâm làm công việc của mình. Vừa đảm bảo tốt công việc, vừa có một sự kiện diễn ra thành công, tại sao không?

Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

4/ Công ty tổ chức sự kiện có nhiều mối quan hệ trong ngành

Như chúng tôi đã đề cập ở trên thì một sự kiện cần tổ chức sẽ gồm rất nhiều công đoạn, liên quan đến nhiều người, nhiều lĩnh vực. Việc liên hệ, kết nối các lĩnh vực đó với nhau cũng không phải vấn đề đơn giản. Công ty tổ chức sự kiện không chỉ am hiểu về các lĩnh vực mà còn có mối quan hệ mật thiết với họ. Việc thuê công ty tổ chức sự kiện không chỉ giúp bạn chọn được những đơn bị thích hợp, phù hợp với quy mô event mà còn giúp doanh nghiệp có được chi phí tốt nhất khi sử dụng dịch vụ.

5/ Thuê công ty tổ chức sự kiện giúp giảm thiểu rủi ro

Khi tổ chức sự kiện, một yếu tố cực kỳ quan trọng nhưng thường bị bỏ qua là quản lý rủi ro. Một event luôn chứa đựng nhiều tình huống ngoài ý muốn và các nguy cơ tiềm ẩn. Nếu không may, event tổ chức gặp sự cố bất ngờ và diễn ra không thành công sẽ đem lại nhiều nguy cơ không tốt cho khách hang

Nhiệm vụ của công ty tổ chức sự kiện là gì?

Dưới đây là một số nhiệm vụ mà một công ty tổ chức sự kiện phải đảm trách khi nhận hợp đồng với khách hàng của mình.

1/ Trước khi sự kiện diễn ra

Sau khi thuê công ty tổ chức sự kiện, đơn vị sẽ tiếp xúc với bạn để biết được nội dung và quy mô của sự kiện sẽ làm. Tiếp đến, họ sẽ liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ cần thiết cho việc thực hiện event như âm thanh, ánh sáng, ăn uống, in ấn...Cuối cùng, công ty tổ chức sự kiện và khách hàng thuê họ sẽ trao đổi lại một lần nữa để đi đến thống nhất về kịch bản chương trình, thời gian và địa điểm tổ chức lẫn chi phí thực hiện dự kiến.

Công ty tổ chức sự kiện

2/ Khi sự kiện diễn ra

Đơn vị tổ chức sự kiện giám sát quá trình thực hiện công việc của các nhóm nhân viên chuyên trách. Khi sự kiện diễn ra, họ có nhiệm vụ điều hướng và làm hài lòng khách tham dự, khiến họ thấy thực sự bị cuồn hút. Một event thành công phải đảm bảo mọi thứ phải đi đúng kịch bản đã lên từ trước.

Sau khi sự kiện kết thúc, đơn vị tổ chức và khách hàng thuê họ sẽ ngồi lại với nhau để xem xét, đánh giá lại chất lượng sự kiện vừa diễn ra. Các yếu tố hai bên sẽ nhìn nhận lại là:

  • Chất lượng sự kiện ra sao?
  • Cảm nhận của quan khách khi tham gia?
  • Chi phí phát sinh
  • Các sự cố không mong muốn là gì...vv..
  • Nếu làm tốt thì đôi bên sẽ có thêm cơ hội để hợp tác với nhau trong các sự kiện khác và ngược lại.

3/ Kỹ năng cần có

Các đơn vị chuyên tổ chức sự kiện phải có khả năng giao tiếp tốt, kỹ năng quản lý công việc và giao việc tuyệt vời. Nhà tổ chức phải hiểu được về sản phẩm/dịch vụ của khách hàng của mình, cũng như tâm lý chung của khách đến tham gia sự kiện. Một công ty tổ chức sự kiện nếu có quan hệ tốt với truyền thông hay các nhân vật nổi tiếng trong xã hội sẽ là một điểm cộng đáng giá.

Tiêu chí lựa chọn công ty tổ chức sự kiện

Tìm một công ty tổ chức sự kiện truyền thông chuyên nghiệp (PR Event Agency) là việc cần thiết cho một cuộc họp báo hoặc sự kiện có mời báo chí tham dự. Việc này đòi hỏi agency phải có nhiều kinh nghiệm tạo được mối quan hệ tốt với giới truyền thông. Thành công hay thất bại của việc truyền thông phụ thuộc vào event agency thực hiện. Dưới đây là kinh nghiệm và một số tiêu chí để lựa chọn một PR Event Agency, các bạn hãy cùng tham khảo nhé.

1/ Sự sáng tạo

Làm sao để người tiêu dùng chú ý và có cảm tình với thương hiệu của doanh nghiệp giữa hàng ngàn thông điệp khác, đó là nhiệm vụ của họ. Một công ty truyền thông giỏi thể hiện ở những ý tưởng mới lạ và hiệu quả cho doanh nghiệp

Tổ chức sự kiện

2/ Sự chuyên nghiệp của tổ chức, của nhân sự

Kinh nghiệm và chuyên môn nghề nghiệp giúp các agency luôn chuẩn bị và kiểm soát việc tổ chức một cách khoa học và hoàn hảo nhất. Họ có cả đội ngũ gồm nhiều người chỉ để phục vụ cho việc này.

3/ Mối quan hệ với báo đài

Một agency giàu mối quan hệ và có kinh nghiệm về việc kiểm soát thông tin sẽ là một lợi thế. Ngoài tính sáng tạo và chuyên nghiệp, tiêu chí này cực kì quan trọng để đảm bảo an toàn và hiệu quả cho chiến dịch truyền thông của khách hàng. Để họp báo thu hút được nhiều đơn vị báo đài tham dự cần mối quan hệ tốt của đơn vị tổ chức.

4/ Tư duy chiến lược

Một agency giỏi phải biết cách phân tích, đo lường và tư vấn cho chiến dịch của khách hàng hiệu quả nhất. Họ là người cộng sự, hỗ trợ cùng doanh nghiệp để đưa hình ảnh thương hiệu trước công chúng một cách hiệu quả nhất chứ không chỉ là người chỉ biết làm theo yêu cầu.

Dịch vụ tổ chức sự kiện

5/  Kinh nghiệm của công ty tổ chức sự kiện đó ở mức độ nào?

 Đã từng tổ chức những sự kiện gì, quy mô ra sao, có gây được tiếng vang và tạo sự hài lòng cho khách hàng hay không? Mặt khác, bản thân doanh nghiệp cũng cần tìm hiểu xem công ty đó đã tổ chức các sự kiện tương tự như thế nào, đối với lĩnh vực và loại hình doanh nghiệp đang kinh doanh hay có ý định triển khai, công ty đó đã có kinh nghiệm chưa. Thực tế, có rất nhiều doanh nghiệp có xu hướng chọn những công ty tổ chức sự kiện có kinh nghiệm tương tự - đây cũng là điều đáng tham khảo nếu họ đã làm tốt các sự kiện trước đó.

6/  Ai là người quản lý trực tiếp thực hiện tổ chức sự kiện cho bạn?

Cần tìm hiểu một số thông tin cần thiết về họ để hợp tác ăn ý hơn như: tuổi đời, tuổi nghề, kinh nghiệm làm việc, tính cách, giao tiếp.... Một công ty tổ chức sự kiện tin cạy và chuyên nghiệp sẽ không có những người quản lý sự kiện yếu kém hoặc thiếu kinh nghiệm.

7/ Ý tưởng tổ chức sự kiện ra sao, có khả thi không, có sáng tạo không, có điểm nhấn không?

Thực tế, các doanh nghiệp nên chọn những ý tưởng an toàn hơn, dễ thực hiện hơn là chấp nhận những ý tưởng quá bay bổng, đôi khi có chút phô trương quá đà mà lại may rủi. Đây là điều bạn cần đặc biệt lưu ý. Tìm hiểu thêm về cách xử lý tình huống của công ty tổ chức sự kiện đó (công ty tổ chức sự kiện nhiều kinh nghiệm, có khả năng xoay sở tốt sẽ cung cấp cho bạn nhiều trải nghiệm thú vị.

8/ Mức giá

Mức giá là điều bạn cần đặc biệt lưu ý khi lựa chọn công ty tổ chức sự kiện, nhất là trong thời điểm bão giá như hiện nay. Một công ty có báo giá hợp lý sẽ là lựa chọn hàng đầu của bạn. Hãy chú ý đến những báo giá chi tiết bởi những báo giá này lường trước cả những tình huống mà nhiều người không nghĩ đến thể hiện sự chu đáo của công ty tổ chức sự kiện; ngoài ra giá cao hay giá thấp còn phụ thuộc vào thương hiệu của công ty tổ chức sự kiện nữa.

Tham khảo thông tin công ty tổ chức sự kiện nhanh chóng, uy tín ở đâu?


Tham khảo thông tin công ty tổ chức sự kiện nhanh chóng, uy tín tại MuaBanNhanh.com. Hãy xem ngay: Công ty tổ chức sự kiện

Nguồn: http://tochucsukienvip.com/cong-ty-to-chuc-su-kien-357.html

Tags: tổ chức sự kiện, công ty tổ chức sự kiện, công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, sự kiện, Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, nghề tổ chức sự kiện, dịch vụ tổ chức sự kiện, Tổ chức Event, Tổ chức Event chuyên nghiệp, Chuyên tổ chức sự kiện‎
NguoiGiaoHang.com / Chia sẻ kinh nghiệm
No avatar
Đăng bởi kieutien
Tham gia 09/03/2016
Cấp độ Administrator
Bài viết 4/4